إعداد العملاء من الشركات في الإمارات: من أسبوعين إلى 5 أيام عمل

الجواب المختصر

في Zension Technologies (Zaam) بدبي كان إعداد العملاء من الشركات يستغرق أسبوعين، من أول طلب للمستندات حتى أول تحصيل ناجح. خفّضتُ المدة إلى 5 أيام عمل. حذفتُ خطوات قبل أتمتة أي شيء، ورتّبتُ ما بقي في تسلسل واحد. ولكل خطوة صار مالك باسمه وتوقيع اعتماد. وبقيت كل ضوابط الامتثال والائتمان في مكانها.

التسلسل

هذا هو الترتيب الذي اعتمدتُه لشركة إماراتية تشترك في أجهزة. يمر الملف على أربع وظائف: الفريق التجاري، والمخاطر، والمالية، والتوثيق القانوني.

1. مستندات الشركة. الرخصة التجارية، وشهادة ضريبة القيمة المضافة، والهوية الإماراتية.
2. البيانات المصرفية وعرض السعر.
3. الفحص الائتماني. عبر AECB وCredicide، ويتولاه فريق المخاطر.
4. اتفاقية الاشتراك.
5. التوقيع الإلكتروني. استخدمنا DigiSigner.
6. إعداد الخصم المباشر مع المالية. تتوقف الساعة عند أول تحصيل ناجح.

أين ذهب الأسبوعان

رسمتُ المسار كما يجري فعلاً، من أوله إلى آخره. الرخصة التجارية ومستندات الضريبة تنتظر من يلاحقها. الفحص الائتماني يجري حين يصل إليه فريق المخاطر. الاتفاقية تُرسل، وتعود دون توقيع، ثم تُرسل مرة أخرى. وإعداد الخصم المباشر ينتظر المالية.

كل فريق كان يؤدي عمله. الأيام ضاعت في التسليم بين الفرق، ولم يكن للتسليم مالك.

بعض الخطوات كانت موجودة لأنها كانت موجودة دائماً. وبعض الفحوص كانت تجري مرتين، في وظيفتين مختلفتين.

في شركة اشتراكات، العميل العالق في الإعداد نقدٌ متوقف.

ما الذي غيّرته

بدأتُ بالحذف. خرجت الخطوات الموروثة بحكم العادة، وخرجت الفحوص التي كانت تجريها وظيفتان معاً. كان ذلك أسرع وأرخص من أي أداة.

ما بقي وضعتُه في دليل عمل واحد بالترتيب أعلاه. لكل خطوة مالك باسمه وتوقيع اعتماد، فصار للملف المتوقف عنوان.

بقيت بوابات الامتثال والائتمان في مكانها تماماً. توقفت فقط عن انتظار بعضها. نزلت الدورة إلى 5 أيام عمل وارتفعت نسبة القبول.

ماذا تفحص في إجراءاتك

1. قِس المدة الصحيحة. ابدأ من أول طلب للمستندات وتوقف عند أول تحصيل ناجح. هذا ما يشعر به العميل.
2. اكتب قائمة بكل فحص ومن يجريه. ابحث عن الفحص نفسه عند فريقين. عندنا كانت هناك بضعة فحوص مكررة.
3. احذف قبل أن تؤتمت. أتمتة خطوة لا لزوم لها تجعل الإجراء الخاطئ أسرع وأصعب تغييراً لاحقاً.
4. اكتب اسماً واحداً أمام كل خطوة. إذا لم تعرف من يملك الملف المتوقف، فسيبقى منتظراً حتى ينتبه له أحد.
5. أبقِ كل الضوابط. ضوابطنا بقيت كما هي، والسرعة جاءت من توقف البوابات عن انتظار بعضها.

أسئلة شائعة

ما المستندات المطلوبة من الشركة لتسجيلها عميلاً في الإمارات؟

في مسار اشتراكات الأجهزة لدينا: الرخصة التجارية، وشهادة ضريبة القيمة المضافة، والهوية الإماراتية، والبيانات المصرفية، وعرض السعر. بعدها يأتي الفحص الائتماني عبر AECB وCredicide، ثم اتفاقية الاشتراك، فالتوقيع الإلكتروني، فإعداد الخصم المباشر.

كم يستغرق إعداد العملاء من الشركات في الإمارات؟

عندنا كان يستغرق أسبوعين، وصار 5 أيام عمل، من أول طلب للمستندات حتى أول تحصيل ناجح. قِس مدتك على المسافة نفسها قبل أن تضع هدفاً.

هل نبدأ بأتمتة إعداد العملاء؟

ابدأ بالحذف. أسأل أولاً ما الذي يمكن حذفه، ثم ما الذي يمكن أتمتته. حذف الخطوات والفحوص المكررة عندنا كان أسرع وأرخص من أي أداة.

لماذا يتأخر إعداد العملاء مع أن كل فريق مشغول؟

لأن الوقت يضيع في التسليم بين الفرق. عندنا انتظرت المستندات من يلاحقها، وانتظر الفحص الائتماني فريق المخاطر، وانتظر الخصم المباشر المالية. الحل كان مالكاً باسمه وتوقيع اعتماد لكل خطوة.

دراسة الحالة

التفاصيل الكاملة في دراسة حالة إعداد العملاء من الشركات. والجانب الائتماني من العمل نفسه في كيف خفّضنا نسبة التعثر في اشتراكات الأجهزة من 27% إلى 8%.

إذا كانت إجراءاتك تحتاج العمل نفسه، هذه طريقة عملي.